חשבתם פעם כמה זמן מתבזבז בכל שיעור על הקראת הנוכחות של התלמידים? מדי תחילת שיעור המורה עוברת על רשימה של כ-40 ילדים כאשר כל אחד מביע דעה או מוציא הערה. כל התהליך הזה גוזל זמן יקר שאותו ניתן להעביר בלימודים ולהעשיר את התלמידים בעוד קצת ידע. תמיד שומעים אנשים מתלוננים על כך שמערכת החינוך אינה מתפקדת בצורה יעילה וכי התלמידים לא מספיקים ללמוד כלום. תמיד מדברים על כך שלמורה אין שליטה ואי אפשר לדעת מתי התלמיד היה בבית הספר ומתי לא. לכל הבעיות הללו יש פיתרון טכנולוגי פשוט- התקנת שעוני נוכחות בכניסה.
אם נתייחס לבתי הספר כעל חברה גדולה ואל התלמידים כאל עובדים נבין שכמו לכל חברה גם בבתי הספר יש צורך בבקרת כניסה. הצבת מכשיר אשר יעקוב אחר שעות הכניסה והיציאה של התלמידים ולא יאפשר לתלמיד לצאת מבלי להעביר כרטיס בשעון נוכחות יתרום לביצוע ביקורת אמיתית על השעות בהן התלמידים נמצאים בבית הספר. אם הבקרה באמצעות כרטיס מגנטי תתברר כלא יעילה ניתן יהיה להציב שעון נוכחות ביומטרי המאפשר כניסה ויציאה רק באמצעות טביעת אצבע שהיא ייחודית לכל תלמיד ותלמיד.
תוכנת שכר הינה תוכנה אשר משמשת לרוב לחישוב שעות שכר עבור עובדים אך ניתן להשתמש בתוכנה זו על מנת להוציא תדפיס שעות המפרט את שעות ההגעה של התלמידים ואותו ניתן יהיה אף לשלוח אל ההורים על מנת להביא את העניין לידיעתם. כמו כן כפי שעושים חישוב שכר לפי שעות הנוכחות של העובדים ניתן יהיה לעשות חישוב ציונים לפי שעות הנוכחות של התלמידים.
עריכת בקרה מסוג זה יכולה לחסוך זמן ואנרגיות רבים עבור המורים וההורים ולשפר את הלימודים ואת ההגעה של הילדים לבית הספר.

אחד הדברים הקשים ביותר עבור מחלקת הנהלת חשבונות הוא לבצע מעקב אחר כל העובדים, לדעת כמה שעות עבד כל עובד ולבצע בסוף החודש חישוב שכר עבור כל עובד ועובד. עבודה זו הופכת להיות כמעט בלתי אפשרית כאשר מדובר בחברות גדולות עם אלפי עובדים אשר לכל אחד מהם שעות אחרות ודרגות שכר שונות.
האנשים אשר אחראים על תחום זה לא יוכלו לבצע את עבודתם ללא תוכנת הנהלת חשבונות אשר מעבירה את כל נושא החישוב מהידיים של העובדים ומעבדת אותו בצורה ממוחשבת, אמינה ומדויקת. ביצוע חישוב מסוג זה אינו אפשרי לביצוע על ידי אדם, תמיד יהיו טעויות, תמיד משהו יתפספס ותמיד מישהו יאבד כספים בדרך. תוכנת שכר היא הדרך היחידה להבטיח הן לעובד והן לחברה כי אף אחד מהצדדים לא יפסיד כסף וכי כל החישובים שנעשו יהיו אמינים ומדויקים כפי שרק מערכת ממוחשבת יכולה לעשות.
את תהליך החישוב יש להתחיל על ידי ביצוע בקרת כניסה עבור כל העובדים. שכר של עובד נקבע תמיד על ידי השעות בהן הוא נמצא בעבודה ולכן יש להתקין כלים שיעזרו לעקוב אחד שעות הכניסה והיציאה של כל עובד. אחד מהכלים הללו הינו שעון נוכחות, שעוני נוכחות מתפקדים כמו שומר בכניסה העוקב אחר כל נכנס ויוצא. כל עובד מעביר כרטיס מגנטי בשעון נוכחות ולפי כרטיס זה נשמרים נתוני השעות במערכת. ניתן אף להתקין שעון נוכחות ביומטרי המבצע רישום כניסה ויציאה לפי טביעת אצבע שהיא הרי ייחודית לכל עובד ועובד.
מערכות הנהלת חשבונות הופכות את התהליך לנוח ופשוט מאי פעם כאשר מדי שנה יוצאים עוד ועוד חידושים בתחום זה אשר הופכים את התהליך לקל וחשוב מכל אמין.

בכל עבודה אנשים באים ויוצאים, נכנסים והולכים וקשה מאוד לבצע מעקב אחר שעות העבודה של העובדים. כל חברה זקוקה לביצוע בקרת כניסה ויציאה על מנת לבחון את שעות הנוכחות של העובדים ולבדוק כי שעות ההגעה הינן מדויקות וכי אין עובדים אשר באים והולכים כרצונם. כמו כן לכל חברה מספר עובדים רב אשר יש צורך לבצע עבורם חישוב שכר מדויק ולהגיע לתלוש שכר אמין ככל האפשר ונטול טעויות. בכדי לעקוב אחר אותם נתונים ולנהל באופן יעיל את הנהלת כוח האדם ישנן מספר מערכות מתקדמות בהן מומלץ לכל חברה להשתמש:
שעון נוכחות- שעוני נוכחות הם אותם מכשירים הנמצאים בכל כניסה למתחם עבודה ובו מעביר העובד כרטיס מגנטי. דרך העברת הכרטיס למעשה נשמרות שעות הכניסה והיציאה של העובד הנשמרות במערכת חישוב שכר. ניתן גם לרכוש שעון נוכחות ביומטרי אשר מבצע את אותה פעולה של שמירת שעות הנוכחות אך אוסף את הנתונים על ידי טביעת אצבע של העובד בניגוד להעברת כרטיס מגנטי.
תוכנת הנהלת חשבונות- תוכנה אשר מרכזת בתוכה את כל נושא הנהלת החשבונות של החברה. התוכנה למעשה מחשבת את השכר המגיע לכל עובד ועובד לפי הנתונים אשר נרשמו באמצעות הכרטיס המגנטי וכן מחשבת את שעות החופשה והמחלה של כל עובד ליצירת תלוש שכר מדויק.
מערכות אלו ומערכות נוספות כגון תוכנת שכר עוזרות לכל חברה לנהל את נושא כח האדם וחישוב השכר ביעילות. המערכות מאפשרות ביצוע מעקב אחר כספים ללא טעויות אדם ומאפשר הוזלת תחום זה על ידי צמצום העבודה והעברתה לעבודה ממוחשבת ומהירה.  

תחום הנהלת החשבונות וכח האדם עבר תהפוכות רבות בשנים האחרונות וכיום ניתן לראות עוד ועוד פיתוחים וחידושים העוזרים בייעול העבודה. אחד החידושים האחרונים הינו שעון נוכחות ביומטרי המאפשר רישום שעות כניסה ויציאה של עובדים על ידי טביעת אצבע.
היתרון הגדול של שעון נוכחות ביומטרי הוא בכך שהוא מאפשר לחברה לחסוך בהוצאות רבות ההולכות על הנפקת כרטיסים מגנטיים הן לעובדים חדשים והן לעובדים אשר איבדו את כרטיסם. שעוני נוכחות ביומטריים הם הדרך הטובה ביותר לדעת כי החברה משלמת לעובד בדיוק על השעות אותם היא אמורה לשלם וכי לא ייתכנו מקרים בהם עובד העביר כרטיס עבור חבר או מקרים בהם נשכח הכרטיס והעובד “עיגל” את שעות העבודה שלו.
שעון נוכחות ביומטרי הוא האופציה הנוחה ביותר לביצוע בקרת כניסה ומעקב אחר שעות העבודה בפועל של כל עובד ועובד. הנתונים אשר מתקבלים מהשעון עוברים לתוכנת שכר אשר מרכזת את כל שעון הכניסה והיציאה ומעבדת אותם ליצירת תלוש משכורת בסוף שבוע. בעזרת שעון הנוכחות הביומטרי החברה יכולה להיות בטוחה כי כל המידע הדרוש הועבר לתוכנת הנהלת חשבונות וכי אין צורך לבצע השלמות של ימים בהם עובדים שכחו כרטיס או השלמות עבור עובדים שאיבדו כרטיס. כל המידע נמצא ומרוכז ללא טעויות וללא צורך בבדיקות חוזרות ונשנות הגוזלות זמן ומשאבים לחברה. לכן אם גם לכם חברה גדולה אשר המעקב אחר שעות העבודה של העובדים  וביצוע חישוב שכר עבור כל עובד ועובד הפך להיות למטלה גדולה עברו לפיתוח החדש בתחום- שעון נוכחות ביומטרי ותוכלו גם אתם ליהנות מן התוצאות.

תחום משאבי האנוש הינו תחום מורכב וקשה הכולל אין ספור תחומי אחריות והתנהלות מול אנשים ועם כספים ובגלל זה אין כאן מקום לטעויות. תוכנת הנהלת חשבונות הינה מערכת המרכזת ומעבדת את כל המידע הנוגע לכספים ושכר ומפיקה חשבוניות, קבלות, דוחות שנתיים ועושה חישוב שכר לעובדים.
חברות וארגונים המשתמשים במערכות מתקדמות להנהלת חשבונות יכולים להיות בטוחים כי כל הכספים ושעות הנוכחות יחושבו בצורה המדויקת ביותר וללא טעויות. הנתונים המגיעים למערכת מתקבלים באמצעות עובדים אשר מעבירים את כרטיס העובד בשעון נוכחות המוצב בכניסה למקום העבודה, שעוני נוכחות אלו אוספים נתוני שעות עבודה מדויקים עד לרמת השנייה עבור כל עובד ועובד ונתונים אלו יחושבו בסוף החודש לתלוש שכר. ניתן גם להציב שעון נוכחות ביומטרי הדורש החתמה באמצעות טביעת אצבע וכך ניתן לדעת כי אכן היה זה העובד שהיה נוכח במקום ולא חבר שהעביר כרטיס עבורו וזוהי צורת בקרת כניסה מדויקת.
לאחר שכל הנתונים עברו לתוכנת שכר בה משתמש הארגון ניתן יהיה להוציא את כל התדפיסים, הדוחות, תלושי השכר ושאר הניירת לה זקוק הארגון, הכל מפורט, מדויק ומקצועי. תוכנות מסוג זה חוסכות כסף ומשאבים רבים לארגון ומאפשרים הן לחברה לצאת ללא הפסדים והן לעובדים.

ניהול כח אדם הוא תחום שאינו פשוט ודורש הרבה עבודה מדויקת ונכונה. בחברות גדולות הכוללות אלפי ואף מאות אלפי עובדים עבודה מסוג זה לא יכולה להיעשות ללא תוכנת הנהלת חשבונות מתקדמת המרכזת את כל המידע ומעבדת אותו בצורה אמינה ונכונה ברמת דיוק שלא ניתן להגיע אליה על ידי עבודה לא ממוחשבת.
עם התקדמות הטכנולוגיה והפיתוחים בנושא ייעול סביבת העבודה פותחו גם מערכות רבות המיועדות לביצוע חישוב שכר וניהול כל תחום כח האדם. מערכות אלו הן הכרחיות לכל חברה המעוניינת לבצע מעקב אחר כל שעות העבודה של העובדים ולקבל תמונת מצב מדויקת על החשבונות אותם על החברה לשלם.
אחת מהמערכות העוזרות בביצוע מעקב אחד שעות עבודה הינו שעון נוכחות. שעוני נוכחות הינם מכשיר המוצב בכניסה למתחם העבודה ובו מעביר כל עובד את כרטיס העובד שלו. השעות הנרשמות באמצעות ההחתמה מועברות לתוכנת שכר ובה נרשמים כל שעות הנוכחות של כל עובד אשר לאחר מכן מחושבות לפי שעות רגילות, נוספות, ימי חופשה, מחלה ועוד. כמו כן קיימת אופציה של שעון נוכחות ביומטרי אשר עובד לפי טביעת אצבע ולא לפי החתמת כרטיס וכך נחסך לחברה כסף רב בייצור כרטיסים.
מערכות ניהול כח אדם יעזרו רבות לחברה בביצוע בקרת כניסה ומעקב אחר כל שעות העבודה של אלפי עובדים וכן יעזור לחברה לחסוך כסף רב ולהימנע מטעויות אנוש שעלולות להזיק לחברה ולעובד.

חברה גדולה ומתקדמת זקוקה למערכת מתקדמת אשר בה תוכל להעביר את כל הנתונים על שכר העובדים ולייצר תלושי משכורת אמינים ומדויקים במהירות ובקלות. תוכנת חישוב שכר עונה בדיוק על צורך זה ונועדה להקלה על מחלקת הנהלת החשבונות של החברה. אז כיצד עובדת המערכת?תוכנת שכר הינה תוכנה אשר אוספת נתונים על כל עובד ועובד במשך כל החודש או במשך תקופה המוגדרת כחודש (למשל מה-15 לחודש עד ה-15 לחודש שאחריו) והופכת אותם לשעות המחושבות לפי שכר גלובלי ושעות נוספות. את הנתונים מקבלת המערכת באמצעות בקרת כניסה המתבצעת על ידי נתונים המועברים אל התוכנה של שעות הכניסה והיציאה של העובדים.את נתוני השעות ניתן לקבל באמצעות שעון נוכחות בו מעביר כל עובד את הכרטיס המגנטי אשר הונפק במיוחד עבורו ועליו קוד המשויך לאותו עובד או באמצעות שעון נוכחות ביומטרי שהינה שיטה מתקדמת יותר הפועלת על ידי טביעת אצבע של העובדים.אל כל נתוני השעות אשר נאספו במשך החודש מתווספים נתונים על ימי מחלה או ימי חופשה וכך באמצעות תוכנת הנהלת חשבונות מתבצע חישוב שכר מדויק עבור העובד וכן יוצא תדפיס עם השעות המדויקות עד לרמת השנייה. תוכנת שכר הינה הדרך האמינה ביותר לקבלת המידע הנכון על שעות העבודה בחברה ועל המשכורת המגיעה לכל עובד.

אחד הדברים המסובכים ביותר עבור כל מנהל חברה הוא לבצע מעקב מדויק על שעות הנוכחות של העובדים ולוודא כי אין עובד שמקבל יותר או פחות ממה שמגיע לו. בעבר את השעות היו רושמים אך דבר זה יצר עיגול שעות כלפי מעלה שהיה פוגע במעסיק או כלפי מטה דבר שהיה פוגע בעובד. כיום כמעט כל חברה עברה לשימוש במערכות מתקדמות אשר סופרות את השעות ומוציאות תדפיס עם השעות המדויקות עד לרמת השנייה עבור כל עובד.
שעות העבודה נמדדות על ידי החתמת כניסה ויציאה באמצעות כרטיס מגנטי אותו מעבירים בתוך שעון נוכחות הנמצא בכניסה למתחם העבודה. המעבר לשימוש בשעוני נוכחות הופך את נושא הנהלת החשבונות לפשוט ונוח כאשר הכול נעשה במחשב בצורה אוטומטית וללא טעויות.
באמצעות שעון נוכחות ניתן לערוך בקרת כניסה מדויקת של כל העובדים ולקבל תמונת מצב על שעות העבודה, שעות נוספות ושעות חופשה ובכך לדעת היכן ניתן לקצץ או להוסיף.
לאחר החתמת הכניסה או היציאה עוברים הנתונים למערכת חישוב שכר המעבדת את כל המידע ומוציאה לכל עובד תדפיס מפורט עם כל שעות העבודה שלו על מנת שיוכל גם הוא לבצע מעקב. באמצעות תוכנת הנהלת חשבונות מסוג זה הופכת העבודה לנוחה, זריזה ואמינה.

מה כולנו בעצם צריכים במקום עבודה? התנהלות יעילה, פתרונות מתקדמים, מערכות אשר מאפשרות לקצר תהליכים. בעולם של היום הטכנולוגיה מאפשרת לנו ליהנות ממערכות מתקדמות אשר עוזרות לעסק להתנהל בצורה היעילה ביותר ומאפשרות ניצול זמן ומשאבים יעיל.כיום על כל מעסיק להקפיד על רישום שעות של כל העובדים הנעשה בצורה מדויקת ומסודרת והוצאת תלוש שכר מפורט לפי שעות ולשם כך יש צורך בתוכנה אשר עוקבת אחר אותם הנתונים.תוכנת הנהלת חשבונות היא הדרך היחידה לנהל רישום שיהיה מדויק עד לשנייה של כל שעות הנוכחות של כל עובד ועובד. המערכת למעשה מבצעת חישוב שכר של כל אחד מן העובדים תוך התחשבות בשעות נוספות, ימי מחלה או ימי חופש ומייצרת תלוש שכר מדויק הנותן לכל עובד את מלוא הסכום המגיע לו ופלט שעות על מנת שניתן יהיה לבדוק את השעות אשר נספרו במערכת.בכדי להזין את שעות הנוכחות מקבל כל עובד כרטיס מגנטי אותו הם מעבירים בשעון נוכחות בבואם בבוקר ובלכתם בסוף יום העבודה. שעון נוכחות או אף שעון נוכחות ביומטרי קולט את ההחתמות של כרטיס העובד עד לרמת השנייה ומעביר את אותם הנתונים לתוכנת שכר אשר מחברת את ההחתמות של כל החודש ולבסוף מחשבת אותם לתלוש המשכורת.בצורה זו ניתן לבצע בקרת כניסה  ומעקב אחר שעות העבודה בעסק וכן לדעת כי כל עובד יקבל את מלוא השכר המגיע לו ואת פירוט השעות המגיע לו לפי חוק. מערכות הנהלת החשבונות הינן מערכות מתקדמות אשר מתעדכנות מדי תקופה ומבטיחות למעסיק שימוש בתוכנות המתקדמות ביותר והפיכת העסק ליעיל יותר.